Poufność danych klientów w procesie odzyskiwania danych

Firmy specjalizujące się w odzyskiwaniu danych muszą nie tylko skupiać się na technicznych aspektach swojej pracy, ale także na zapewnieniu bezpieczeństwa i poufności odzyskiwanych danych. Poufność danych jest kluczowa zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych, którzy powierzają tym firmom swoje najważniejsze informacje. Poniżej przedstawiam, jak firmy odzyskujące dane mogą zapewnić wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych.

Celem wstępu musimy rozróżnić czym jest poufność dla klienta a czym dla nas, osób profesjonalnie zajmujących się odzyskiwaniem danych. Bardzo ważnym aspektem jest tu ustawa o RODO i błędne podejście klientów do tego tematu. A mianowicie 😉 . Często spotykamy się z sytuacją w której ktoś przynosi uszkodzony nośnik razem z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych co jest kompletną bzdurą.

Należy sobie wręcz zadać pytanie po co dawać firmie zajmującej się odzyskaniem danych umowę na przetwarzanie danych osobowych, która to firma nie chce przetwarzać tych danych, nie chce ich analizować, przeglądać a co dopiero przetwarzać ich na poziomie, który przeważnie jest w takich umowach wpisany: pesel imię i nazwisko, adres i cały szereg innych informacji – tego naprawdę nikt nie chce przeglądać, nie ma na to czasu, nie ma to czasu i jeszcze raz nie ma na to czasu ani żadnej potrzeby.

Klienci wręcz powinni zastrzegać, że firma zajmująca się odzyskaniem danych nie będzie ich przetwarzać, przeglądać, i że cały proces będzie się sprowadzał jedynie do wyciągnięcia plików i ich kopiowania. No ale jest jak jest , ktoś napisał jakiś wzór umowy i krąży to po wszystkich instytucjach jak … . Na szczęście wielu z tych klientów w końcu rozumie, że to co mają w tych umowach wpisane tak naprawdę dla nich samych jest kolejnym problemem.

Jak więc my wiele wiele innych firm podchodzimy do poufności danych klientów

1. Szyfrowanie danych

Szyfrowanie danych jest jednym z elementów zapewnienia poufności danych. Na życzenie klienta firmy odzyskujące dane powinny stosować zaawansowane metody szyfrowania zarówno podczas przechowywania, jak i przesyłania danych. Szyfrowanie zapewnia, że nawet w przypadku fizycznego dostępu do nośników danych przez nieupoważnione osoby, dane pozostaną nieczytelne i bezużyteczne.

2. Fizyczne zabezpieczenia

Firmy zajmujące się odzyskiwaniem danych powinny stosować ścisłe środki bezpieczeństwa fizycznego. Obejmuje to monitorowane, bezpieczne pomieszczenia do przechowywania nośników danych, kontrolowane punkty dostępu oraz systemy alarmowe i nadzoru wideo.

3. Protokoły bezpieczeństwa wewnętrznego

Pracownicy firm odzyskujących dane muszą przestrzegać ścisłych protokołów bezpieczeństwa. Obejmuje to ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla autoryzowanego personelu, regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych, a także stosowanie polityki „najmniejszych uprawnień”, co oznacza, że pracownicy mają dostęp jedynie do tych informacji, które są niezbędne do wykonania ich pracy.

4. Umowy o poufności

Firmy odzyskujące dane często zawierają z klientami umowy o poufności , które zapewniają prawną ochronę poufności danych. Takie umowy gwarantują, że informacje nie zostaną ujawnione osobom trzecim i będą wykorzystywane wyłącznie w celu odzyskania danych.

5. Wykonywanie prac na nośnikach klienta

Dobre praktyki w zakresie bezpieczeństwa danych szczególnie w przypadku bardzo wrażliwych danych jak np. Policji, Prokuratury, Wojska, Urzędów Państwowych, Banków czy korporacji wymagają prac w siedzibie klienta lub tylko na nośnikach klienta. Klient ma prawo dostarczyć dodatkowe nośniki w celu kopiowanie na nie danych. W takich przypadkach żadne pliki nie przechodzą przez dyski firmy odzyskującej dane, a wszystko zostaje wydane klientowi.

6. Internet i LAN OFF

Komputery na których odzyskuje się dane są odcięte od internetu i sieci wewnętrznej. W dzisiejszych czasach nie można mieć nigdy pewności co się dzieje w sieci. Tak więc po co ryzykować. Wystarczy wyjąć wtyczkę od sieci i jest święty spokój.

7. Usuwanie Danych po Zakończeniu Pracy

Po zakończeniu procesu odzyskiwania danych, ważne jest, aby firmy odpowiednio zarządzały nośnikami danych klientów. Obejmuje to bezpieczne usuwanie wszelkich kopii roboczych danych oraz zapewnienie, że dane klienta są zwracane lub niszczone zgodnie z ich życzeniem. U nas wszystkie dane klientów są niszczone w ciągu 7 do 14 dni lub na życzenie klienta niezwłocznie.

Podsumowanie

Zapewnienie poufności danych w procesie ich odzyskiwania jest równie ważne jak sam proces odzyskiwania. Firmy specjalizujące się w tej dziedzinie muszą stosować szereg środków bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych, ścisłe fizyczne i wewnętrzne środki bezpieczeństwa, umowy o poufności, regularne audyty oraz stosowanie międzynarodowych standardów. Dzięki temu klienci mogą być pewni, że ich dane są bezpieczne i traktowane z najwyższą poufnością. Polecamy też zastanowić się nad polityką poufności i bezpieczeństwa danych w Państwa organizacjach i naprawdę podpisywanie ze wszystkimi jednej umowy o powierzeniu przetwarzania danych nie wpływa na to bezpieczeństwo.